Poučení o zpracování osobních údajů účastníků soutěže Haló, tady Impulsovi

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany LONDA spol. s r.o., pokud se jedná o osobní údaje osob, které se účastní soutěže Haló, tady Impulsovi (dále také jen „soutěž“).

Správcem Vašich osobních údajů je společnost LONDA spol. s r.o. se sídlem Na příkopě 859/22, 110 00 Praha 1 (Korespondenční adresa: Rádio Impuls, Ortenovo nám. 15a, 170 00 Praha 7) Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 20283, IČO: 49241931 (dále také jen „LONDA“). Kontaktní údaje správce naleznete na konci tohoto poučení.

Níže se dozvíte, jak bude naše společnost Vaše údaje zpracovávat a to zejména s ohledem na tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tedy nařízení EU č. 2016/679, dále jej budeme nazývat také jen „Nařízení“).

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci ukládání údajů v rámci našich webových stránek nebo v rámci vysílání Rádia Impuls.

Osobní údaje účastníků soutěže Haló tady Impulsovi (dále jen „účastník“), které bude LONDA zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté takovými osobami (typicky jméno, příjmení, pohlaví, adresu, datum narození, telefonní číslo, e-mail), dále údaje získané v rámci telefonních hovorů a SMS komunikace s účastníky (upozorňujeme, že soutěžní hovory jsou vysílány v Rádiu Impuls) či rozhovorů s nimi pro odvysílání ve vysílání Rádia Impuls. V souvislosti s komunikací s účastníkem si LONDA může ukládat vedle obsahu takové komunikace také čas provedené komunikace s účastníkem a IP adresu, resp. telefonní číslo, přehled počtu přihlášení a přehled výher. U e-mailové komunikace jsou v rozhraní e-mailového klienta ukládány také běžné údaje související s takovou zprávou zasílané společně s ní.

Registrace pro soutěž je zajišťována buď prostřednictvím webových stránek www.impuls.cz nebo prostřednictvím SMS registrace.

Zdrojem zpracovávaných údajů účastníků jsou přímo tito účastníci (tedy se jedná o údaje jimi poskytnuté), dále jsou některé údaje získávány samostatně LONDA sledováním činnosti účastníků v rámci soutěže (např. v rámci kontroly přihlášení), či v rámci komunikace s účastníky (e-maily, tel. hovory).

Webové stránky LONDA také používají cookies a jiné síťové identifikátory.

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Primárním účelem zpracování osobních údajů účastníka je pořádání soutěže. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů LONDA, pro statistické účely, další rozvoj služeb LONDA souvisejících s pořádanými soutěžemi, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv LONDA a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s účastníkem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti LONDA. Základní identifikační údaje účastníků a případně údaje o jejich účasti v soutěži budou používány pro účely přímého marketingu (tedy pro zasílání nabídek na další obdobné produkty a služby LONDA e-mailem, telefonem či poštou) Dále budou osobní údaje účastníka užívány LONDA za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

O výhercích soutěže a účastnících, jimž bylo v rámci soutěže voláno, může být přiměřeně referováno v médiích či v rámci propagace LONDA.

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je nezbytnost plnění smlouvy o účasti v soutěži – zajištění účasti účastníka v soutěži, oprávněné zájmy LONDA (dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejích práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely, další rozvoj služeb LONDA, zveřejňováním údajů v rámci zpravodajství o soutěži a propagace a zájmem na přímém marketingu) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné soutěže) a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení č. (EU) 2016/679), vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy, či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení. Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem LONDA (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb LONDA a ochranu práv LONDA a třetích osob, přímý marketing či zpřístupňování zpravodajství o soutěži), má účastník z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude LONDA takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy účastníka nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může účastník vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@impuls.cz. V emailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by LONDA neměla údaje zpracovávat. V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě bude obvykle za tímto účelem připojen. Při telefonickém kontaktu prosím sdělte tuto informaci operátorovi. Upozorňujeme, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby LONDA takové údaje i nadále zpracovávala.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme. Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. LONDA bude ukládat přehled o účastnících soutěže po dobu nejvýše cca 3 let po termínu skončení soutěže. Údaje o výhercích a poskytnutých výhrách budou zpracovávány po dobu cca 10 let, neboť tvoří podklady pro účetnictví. Pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o soutěží či záznamů vysílání, nebude doba jejich zveřejňování omezena. Kontaktní údaje účastníků pro účely zasílání obchodních sdělení (nabídek na účast na dalších soutěžích) bude LONDA zpracovávat po dobu, než účastník vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude LONDA zpracovávat základní údaje o tom, proč účastníkovi obchodní sdělení zasílala, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání. Pro zpracování údajů pro ostatní účely vychází LONDA při určení doby zpracování z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému. LONDA bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude LONDA zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude účast v soutěži umožněna a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní. Pro přijímání a evidenci SMS jsou využívány služby společnosti Advanced Telecom Services, s.r.o., Garden Eleven, Kubánské nám. 11, 100 00 Praha 10, Vršovice, IČO: 27635007, která však částečně funguje jako samostatný správce osobních údajů. LONDA dále může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem účastníka. LONDA zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných LONDA, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Pokud je soutěž spolupořádána společně s jinou osobou, mohou být osobní údaje poskytnuty také této další osobě (zejména údaje o výhercích). Předávání osobních údajů do ciziny Zatímco podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává. Může se však stát, že Vaše osobní údaje budou zpracovány v počítačovém systému, jehož servery se budou nacházet mimo území EU, i když se takovým situacím snažíme vyhýbat. S ohledem na obvykle v rámci podnikání užívané systémy by se jednalo nejvýše o systémy využívající servery nacházející se ve Spojených státech amerických. V takovém případě bychom vybrali jako smluvního partnera společnost, která bude splňovat podmínky schválené Evropskou komisí pro bezpečný přenos dat mezi EU a USA, tzv. Privacy Shield. Pokud bychom předávali Vaše osobní údaje mimo EU, budeme Vás v případě nutnosti o tom vhodným způsobem informovat.

Rizika a doporučené postupy

Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:

a) Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku.

b) Pokud nám poskytujete osobní údaje třetích osob (např. Vašich rodinných příslušníků), zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné a potřebné. V případě potřeby si vyžádejte souhlas takovýchto třetích osob.

c) Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů.

d) Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné obzvláště pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců (např. rodičů). Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem či nás zvlášť kontaktujte. Soutěže se nemohou účastnit osoby mladším 16 let, není-li výslovně stanoveno jinak.

e) Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány jménem LONDA. Jedná se pravděpodobně o povrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.

f) Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve. Kontakty na naši společnost naleznete níže.

g) Snažíme se vždy udržovat tato poučení aktuální. Proto čas od času budeme provádět úpravy těchto pravidel. U podstatnějších úprav Vás budeme informovat zvlášť, přesto není na škodu si čas od času znovu tato pravidla pročíst.

h) Udržujte své údaje v rozhraní našich služeb aktuální.

Poučení o právech subjektů údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“)

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:

a) požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,

b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné (čl. 16 Nařízení). S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,

c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.

d) požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,

e) získat osobní údaje, které se jí týkají a (i) které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo (ii) které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a

f) má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace. Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět. Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti. Informace o tom, že jste u nás uplatnili svoje práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle po dobu cca 3 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv. V případě, kdy se domníváte, že LONDA zpracovává Vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či máte právo požádat o soudní ochranu.

Jak nás můžete kontaktovat?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

LONDA spol. s r.o.
Ortenovo nám. 15a, 170 00 Praha 7
tel.: (+420) 255 700 700
fax: (+420) 255 700 727
email: impuls@impuls.cz, osobni.udaje@impuls.cz
ID datové schránky: cricfuk